Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der alphaflow GmbH, Stahlhöferweg 11, 44227 Dortmund (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Bereitstellung und Nutzung von Software-as-a-Service-Leistungen (nachfolgend „SaaS-Leistungen"), die Erbringung von Dienstleistungen sowie damit verbundener Leistungen.

(2) Die AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Verbrauchergeschäfte im Sinne von § 13 BGB sind ausgeschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, auch wenn der Anbieter in Kenntnis der AGB des Kunden Leistungen vorbehaltlos erbringt.

(4) Im Einzelfall getroffene individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben Vorrang vor diesen AGB. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist ein schriftlicher Vertrag bzw. die schriftliche Bestätigung des Anbieters maßgebend.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden Softwareanwendungen als SaaS-Lösung über das Internet zur Nutzung bereit und erbringt Dienstleistungen im Bereich Beratung, Customizing und Implementierung. Die Software wird nicht verkauft oder dauerhaft lizenziert, sondern dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses zur Nutzung überlassen.

(2) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung, dem Angebot oder dem individuellen Vertrag. Der Anbieter stellt die Software in der jeweils aktuellen Version bereit.

(3) Die SaaS-Leistungen umfassen insbesondere:

• a) die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Softwareanwendung über das Internet,
• b) die Speicherung und Verarbeitung der Daten des Kunden auf den Systemen des Anbieters oder eines vom Anbieter beauftragten Rechenzentrumsbetreibers,
• c) die Pflege und Wartung der Software, einschließlich der Bereitstellung von Updates und Fehlerbehebungen,
• d) die Erstellung regelmäßiger Datensicherungen (Backups) gemäß § 4 Abs. 6.

(4) Der Kunde bleibt Inhaber sämtlicher Rechte an den von ihm in die Software eingegebenen oder über die Software verarbeiteten Daten (nachfolgend „Kundendaten"). Der Anbieter erwirbt an den Kundendaten keine Rechte, die über die zur Vertragserfüllung erforderliche Verarbeitung hinausgehen.

(5) Der Anbieter erbringt seine Leistungen nach dem jeweiligen Stand der Technik. Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und technisch zu verändern, soweit dies dem technischen Fortschritt dient oder notwendig erscheint, um Sicherheitslücken zu schließen oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Wesentliche Einschränkungen des vertraglich vereinbarten Funktionsumfangs sind dem Kunden mit einer Frist von sechs (6) Wochen vorab anzukündigen. Bei wesentlichen Einschränkungen hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von zwei (2) Wochen nach Zugang der Mitteilung.

(6) Sofern der Anbieter eine On-Premises-Variante der Software bereitstellt, gelten ergänzend die Bestimmungen des individuellen Vertrags. Bei einer On-Premises-Bereitstellung finden insbesondere die folgenden Regelungen dieser AGB keine Anwendung:

• a) § 2 Abs. 3 lit. a (Bereitstellung über das Internet),
• b) § 2 Abs. 3 lit. b (Speicherung und Verarbeitung der Kundendaten auf den Systemen des Anbieters oder eines vom Anbieter beauftragten Rechenzentrumsbetreibers),
• c) § 2 Abs. 3 lit. d und § 4 Abs. 6 (Datensicherung durch den Anbieter),
• d) § 4 insgesamt (Bereitstellung und Verfügbarkeit, einschließlich der SLA-Credits).

Die Verantwortlichkeit für Installation, Betrieb, Hosting, Datensicherung und IT-Sicherheit liegt im On-Premises-Betrieb beim Kunden, sofern im individuellen Vertrag nicht abweichend geregelt. Der Leistungsumfang im Hinblick auf Installationsunterstützung, Support sowie Update- und Upgrade-Politik sowie etwaige abweichende Verfügbarkeits- oder Wartungsregelungen ergeben sich aus dem jeweiligen Einzelvertrag.

§ 3 Vertragsschluss und Testphase

(1) Die Darstellung der Produkte und Leistungen auf der Website des Anbieters stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

(2) Der Vertrag kommt zustande durch:

• a) Unterzeichnung eines individuellen Vertrags durch beide Parteien, oder
• b) schriftliche Auftragsbestätigung des Anbieters auf eine Bestellung des Kunden, oder
• c) Freischaltung des Zugangs zur SaaS-Lösung durch den Anbieter nach Bestellung des Kunden.

(3) Der Kunde ist an sein Angebot (Bestellung) für einen Zeitraum von vierzehn (14) Tagen gebunden.

(4) Der Anbieter kann dem Kunden nach individueller Absprache eine unentgeltliche Testphase einräumen. Dauer und Umfang der Testphase werden individuell vereinbart. Während der Testphase stellt der Anbieter die Software mit dem vereinbarten Funktionsumfang zur Verfügung. Ein Anspruch auf Einräumung einer Testphase besteht nicht.

(5) Die Testphase endet automatisch mit Ablauf des vereinbarten Testzeitraums, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ein Übergang in ein kostenpflichtiges Vertragsverhältnis erfolgt ausschließlich durch gesonderte Beauftragung des Kunden gemäß Absatz (2).

(6) Während der Testphase gelten die Bestimmungen dieser AGB entsprechend, mit Ausnahme der Regelungen zur Vergütung (§ 8) und zur Mindestvertragslaufzeit (§ 10 Abs. 1). Die Haftung des Anbieters ist während der Testphase auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Die Haftung gemäß § 12 Abs. 1 und 6 bleibt hiervon unberührt.

§ 4 Bereitstellung und Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter stellt die SaaS-Leistungen am vereinbarten Übergabepunkt (Rechenzentrumsausgang) bereit. Die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen dem IT-System des Kunden und dem Übergabepunkt ist nicht Gegenstand der Leistungspflicht des Anbieters.

(2) Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der SaaS-Leistungen von 99,0 % im Jahresmittel bezogen auf die Betriebszeiten (24 Stunden, 7 Tage die Woche). Die Verfügbarkeit berechnet sich wie folgt:

Verfügbarkeit (%) = (Gesamtbetriebszeit − ungeplante Ausfallzeit) / Gesamtbetriebszeit × 100

(3) Von der Berechnung der Verfügbarkeit ausgenommen sind:

• a) geplante Wartungsarbeiten, die dem Kunden mit einer Frist von mindestens zwei (2) Werktagen angekündigt werden; der Anbieter wird Wartungsarbeiten nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 08:00–18:00 Uhr MEZ/MESZ) durchführen,
• b) Störungen, die auf höherer Gewalt, Maßnahmen Dritter oder auf Umständen beruhen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat,
• c) Störungen, die auf vom Kunden zu verantwortende Umstände zurückzuführen sind,
• d) Ausfälle der Internetverbindung oder des IT-Systems des Kunden.

(4) Der Anbieter wird Störungen im Rahmen der bestehenden technischen und betrieblichen Möglichkeiten unverzüglich beheben. Der Kunde ist verpflichtet, dem Anbieter etwaige erkennbare Störungen unverzüglich anzuzeigen (Störungsmeldung). Die Servicezeiten für die Entgegennahme und Bearbeitung von Störungsmeldungen sind Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr MEZ/MESZ (ausgenommen gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen).

(5) Unterschreitet die tatsächliche Verfügbarkeit den in Absatz (2) genannten Wert, hat der Kunde Anspruch auf eine Gutschrift (SLA-Credit) auf die monatliche Nettovergütung für den betroffenen Zeitraum. Die Gutschrift bemisst sich wie folgt:

• a) Verfügbarkeit unter 99,0 % bis einschließlich 98,0 %: Gutschrift in Höhe von fünf Prozent (5 %) der monatlichen Nettovergütung,
• b) Verfügbarkeit unter 98,0 % bis einschließlich 95,0 %: Gutschrift in Höhe von zehn Prozent (10 %) der monatlichen Nettovergütung,
• c) Verfügbarkeit unter 95,0 %: Gutschrift in Höhe von fünfundzwanzig Prozent (25 %) der monatlichen Nettovergütung.

Die Gutschrift wird auf Antrag des Kunden mit der nächsten Rechnung verrechnet. Der Antrag ist innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Ende des betroffenen Kalendermonats in Textform zu stellen. Die Summe der SLA-Credits ist pro Vertragsjahr auf insgesamt fünfundzwanzig Prozent (25 %) der jährlichen Nettovergütung begrenzt. Die SLA-Credits stellen die einzige und abschließende Rechtsfolge bei Unterschreitung der vereinbarten Verfügbarkeit dar, soweit die Unterschreitung nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruht. Weitergehende Ansprüche des Kunden nach § 12 bleiben unberührt.

(6) Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen (Backups) der Kundendaten durch. Die Datensicherung umfasst mindestens:

• a) tägliche automatisierte Snapshots mit einer Aufbewahrungsdauer von mindestens sieben (7) Tagen,
• b) eine tägliche Replikation auf eine vom Produktivsystem getrennte Infrastruktur,
• c) die verschlüsselte Speicherung aller Backups in Rechenzentren innerhalb Deutschlands.

Die detaillierte Backup-Strategie einschließlich Snapshot-Frequenzen, Aufbewahrungsfristen und Recovery-Zielen ergibt sich aus der Backup-Richtlinie des Anbieters, die dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird. Der Anbieter führt regelmäßige Wiederherstellungstests durch, um die Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Datensicherung zu gewährleisten.

§ 5 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches (nicht-ausschließliches), nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die vertraglich vereinbarte Software bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen. Der konkrete Nutzungsumfang, insbesondere die Anzahl der berechtigten Nutzerkonten, die zugänglichen Module und die freigeschalteten Funktionen, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag oder Angebot.

(2) Der Kunde darf die Software nur in dem vertraglich vereinbarten Umfang nutzen. Ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Anbieters ist der Kunde insbesondere nicht berechtigt:

• a) die Software Dritten zugänglich zu machen, zu verbreiten, zu vermieten oder unterzulizenzieren,
• b) die Software zu verändern, zu bearbeiten, zu dekompilieren, zu disassemblieren oder in sonstiger Weise den Quellcode zu ermitteln, es sei denn, dies ist nach § 69e UrhG zwingend erlaubt,
• c) die Software über den vereinbarten Nutzungsumfang (insbesondere die vereinbarte Anzahl von Nutzern) hinaus zu nutzen.

(3) Bei einer Überschreitung der vertraglich vereinbarten Nutzeranzahl ist der Anbieter berechtigt, die entsprechende Mehrvergütung nachzuberechnen. Maßgeblich ist die Anzahl der im jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich angelegten und aktiv nutzbaren Nutzerkonten („Seats"), sofern die Parteien nicht ausdrücklich ein abweichendes Nutzungsmodell (z. B. Concurrent-User) vereinbart haben. Als „aktiv nutzbar" gilt ein Nutzerkonto, das im jeweiligen Abrechnungszeitraum nicht dauerhaft gesperrt oder deaktiviert war. Der Anbieter ist berechtigt, zur Ermittlung der Nutzeranzahl technische Auswertungen auf seinen Systemen vorzunehmen. Die Nachberechnung erfolgt anteilig (pro rata temporis) ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Überschreitung im jeweiligen Abrechnungszeitraum zu den im Vertrag vereinbarten Sätzen.

(4) Sämtliche Rechte an der Software, einschließlich der Urheberrechte, Patente, Markenrechte und sonstigen gewerblichen Schutzrechte, verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erwirbt ausschließlich die in diesen AGB und dem jeweiligen Vertrag ausdrücklich eingeräumten Nutzungsrechte.

§ 6 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, die für die Nutzung der Software erforderlichen technischen Voraussetzungen auf seiner Seite zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Dazu zählen insbesondere eine geeignete Internetverbindung, aktuelle Webbrowser und die Einhaltung etwaiger vom Anbieter mitgeteilter Systemanforderungen.

(2) Der Kunde wird die ihm zugewiesenen Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwörter) streng vertraulich behandeln und den Anbieter unverzüglich informieren, wenn er Kenntnis davon erlangt oder den Verdacht hat, dass Zugangsdaten unbefugten Dritten bekannt geworden sind.

(3) Der Kunde ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter Verwendung seiner Zugangsdaten erfolgen, es sei denn, der Kunde weist nach, dass die Nutzung ohne sein Verschulden durch Dritte erfolgt ist.

(4) Der Kunde sichert zu, die Software ausschließlich im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen. Insbesondere wird der Kunde:

• a) keine rechtswidrigen Inhalte über die Software verarbeiten oder speichern,
• b) keine Maßnahmen ergreifen, die die Funktionsfähigkeit oder Sicherheit der Software beeinträchtigen könnten,
• c) keine automatisierten Zugriffe (z. B. Bots, Scraper) auf die Software durchführen, soweit dies nicht über die bereitgestellte API im vereinbarten Umfang erfolgt.

(5) Der Kunde wirkt bei der Durchführung des Vertrages im erforderlichen Umfang mit. Insbesondere wird er dem Anbieter die zur Leistungserbringung notwendigen Informationen und Zugänge rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stellen.

(6) Der Kunde benennt mindestens einen qualifizierten Ansprechpartner, der für Rückfragen und Abstimmungen zur Verfügung steht.

(7) Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht, nicht rechtzeitig oder nicht ordnungsgemäß nach, und entstehen dem Anbieter hierdurch Verzögerungen oder Mehraufwände, so ist der Anbieter berechtigt, den hierdurch entstehenden Mehraufwand nach den vertraglich vereinbarten Sätzen, hilfsweise nach der jeweils geltenden Preisliste des Anbieters, gesondert zu berechnen. Vereinbarte Termine verschieben sich in diesem Fall um einen angemessenen Zeitraum. Weitergehende Rechte des Anbieters bleiben unberührt.

§ 7 API-Nutzung und Fair Use

(1) Soweit die Software eine Programmierschnittstelle (API) bereitstellt, darf der Kunde diese im Rahmen des vertraglich vereinbarten Umfangs nutzen. Die API-Dokumentation wird vom Anbieter in elektronischer Form bereitgestellt und ist Bestandteil der Leistungsbeschreibung. Der Anbieter ist berechtigt, zur Sicherstellung der Stabilität und Performance der Software für alle Kunden technische Nutzungslimits (insbesondere Requests pro Zeiteinheit, maximale Payload-Größen, Concurrency-Grenzen) einzuführen oder bestehende Limits anzupassen. Soweit der Anbieter solche Limits festlegt, werden diese in der API-Dokumentation veröffentlicht. Wesentliche Anpassungen, die eine Reduzierung der vom Kunden bislang tatsächlich genutzten Kapazität bewirken, werden mit einer angemessenen Vorlaufzeit, in der Regel von mindestens vier (4) Wochen, in Textform angekündigt.

(2) Die API-Nutzung unterliegt einer angemessenen Nutzung (Fair Use). Der Kunde verpflichtet sich insbesondere:

• a) die API nicht in einer Weise zu nutzen, die die Stabilität, Verfügbarkeit oder Performance der Software für andere Kunden beeinträchtigt,
• b) etwaige in der API-Dokumentation veröffentlichte technische Nutzungslimits einzuhalten,
• c) die API nicht für Zwecke zu nutzen, die über den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Software hinausgehen.

(3) Der Anbieter behält sich das Recht vor, bei einer die Fair-Use-Grenze oder etwaige geltende technische Limits überschreitenden Nutzung den API-Zugang nach vorheriger Ankündigung vorübergehend einzuschränken. Der Anbieter wird den Kunden vor einer Einschränkung kontaktieren und eine angemessene Frist zur Anpassung der Nutzung einräumen.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die API selbst weiterzuentwickeln und zu verändern. Wesentliche Änderungen an der API, die eine Anpassung bestehender Integrationen des Kunden erfordern, werden mit einer Frist von mindestens drei (3) Monaten angekündigt.

§ 8 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung für die SaaS-Leistungen richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag oder der geltenden Preisliste des Anbieters. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung für SaaS-Leistungen wird, sofern nicht anders vereinbart, jährlich im Voraus in Rechnung gestellt. Die Rechnungsstellung erfolgt zu Beginn der jeweiligen Vertragslaufzeit bzw. des jeweiligen Verlängerungszeitraums.

(3) Soweit die Vergütung ganz oder teilweise nutzungsabhängig ist (z. B. Anzahl der Nutzer, Anzahl der verarbeiteten Dokumente), erfolgt die Abrechnung der variablen Vergütungsbestandteile nachträglich auf Basis der tatsächlichen Nutzung im jeweiligen Abrechnungszeitraum. Eine Erhöhung der Nutzeranzahl während der Vertragslaufzeit wird ab dem Zeitpunkt der Freischaltung anteilig (pro rata temporis) berechnet. Eine Reduzierung der Nutzeranzahl wird zum nächsten Verlängerungszeitraum wirksam.

(4) Rechnungen sind innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(5) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von neun (9) Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu berechnen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

(6) Bei einem Zahlungsverzug von mehr als dreißig (30) Tagen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Kunden zur Software nach vorheriger Mahnung vorübergehend zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt hiervon unberührt. Die Sperrung wird nach vollständigem Ausgleich aller offenen Forderungen unverzüglich aufgehoben.

(7) Aufrechnungsrechte stehen dem Kunden nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder vom Anbieter anerkannt sind.

§ 9 Preisanpassungen

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die vereinbarten Vergütungen mit einer Ankündigungsfrist von mindestens drei (3) Monaten zum jeweiligen Verlängerungszeitraum anzupassen, sofern sich die für die Preisbildung maßgeblichen Kosten (insbesondere Personal-, Hosting-, Energie- und Infrastrukturkosten) verändert haben.

(2) Preiserhöhungen sind auf maximal fünf Prozent (5 %) pro Vertragsjahr begrenzt. Im ersten Vertragsjahr sind Preiserhöhungen ausgeschlossen.

(3) Im Falle einer Preiserhöhung hat der Kunde das Recht, den Vertrag mit einer Frist von vier (4) Wochen nach Zugang der Mitteilung über die Preiserhöhung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preiserhöhung außerordentlich zu kündigen. Der Anbieter wird den Kunden in der Mitteilung über die Preiserhöhung auf dieses Sonderkündigungsrecht hinweisen.

§ 10 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag über SaaS-Leistungen hat eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten ab Bereitstellung der Software (nachfolgend „Erstlaufzeit").

(2) Nach Ablauf der Erstlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere zwölf (12) Monate (nachfolgend „Verlängerungszeitraum"), sofern er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende der Erstlaufzeit oder des jeweiligen Verlängerungszeitraums in Textform gekündigt wird.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn:

• a) der Kunde mit der Zahlung der Vergütung trotz Mahnung und angemessener Nachfristsetzung mit mehr als zwei (2) Monatsbeiträgen in Verzug ist,
• b) der Kunde die Software in erheblichem Maße vertragswidrig nutzt und dieses Verhalten trotz Abmahnung nicht innerhalb einer angemessenen Frist einstellt.

(4) Jede Kündigung bedarf der Textform (§ 126b BGB, z. B. E-Mail).

(5) Nach Beendigung des Vertrages wird der Anbieter dem Kunden auf dessen Wunsch die gespeicherten Kundendaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (z. B. JSON oder CSV) zur Verfügung stellen. Der Kunde hat diesen Wunsch innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Vertragsende geltend zu machen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter berechtigt, sämtliche Kundendaten unwiderruflich zu löschen. Die Löschung erfolgt spätestens neunzig (90) Tage nach Vertragsende.

§ 11 Gewährleistung und Mängelrechte

(1) Der Anbieter gewährleistet für die Dauer des Vertragsverhältnisses, dass die Software im Wesentlichen den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Funktionen entspricht. Die Gewährleistungspflicht besteht als fortlaufende Verpflichtung während der gesamten Vertragslaufzeit. Eine Garantie für die ununterbrochene und fehlerfreie Nutzung der Software wird nicht übernommen.

(2) Ein Mangel liegt vor, wenn die Software die vereinbarten Funktionen nicht oder nicht im Wesentlichen erfüllt und dadurch die Nutzung der Software nicht nur unerheblich beeinträchtigt ist. Unerhebliche Abweichungen von der Leistungsbeschreibung stellen keinen Mangel dar.

(3) Mängel hat der Kunde unverzüglich nach Entdeckung unter möglichst genauer Beschreibung des Fehlerbildes dem Anbieter zu melden.

(4) Bei Vorliegen eines Mangels wird der Anbieter diesen innerhalb einer angemessenen Frist beheben (Nachbesserung). Die Nachbesserung kann auch durch Bereitstellung einer neuen Version oder eines Workarounds erfolgen, sofern dies für den Kunden zumutbar ist.

(5) Schlägt die Nachbesserung nach angemessener Frist endgültig fehl, ist der Kunde berechtigt, die Vergütung angemessen zu mindern oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

(6) Mängelansprüche verjähren innerhalb von zwölf (12) Monaten ab Kenntnis des Mangels durch den Kunden, spätestens jedoch vierundzwanzig (24) Monate ab erstmaligem Auftreten des Mangels. Dies gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder bei Ansprüchen aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung des Anbieters oder seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters oder seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(3) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(4) Die Haftung des Anbieters gemäß Absatz (3) ist für SaaS-Leistungen insgesamt begrenzt auf die Höhe der vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Nettovergütung, höchstens jedoch auf einen Betrag von 100.000,00 EUR (einhunderttausend Euro). Für Dienstleistungen gemäß Teil B ist die Haftung auf die für den jeweiligen Einzelauftrag gezahlte Nettovergütung begrenzt.

(5) Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen oder Datenverlust ist bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind die Kosten für die Wiederherstellung von Daten aus den vom Anbieter gemäß § 4 Abs. 6 erstellten Datensicherungen, sofern der Anbieter diese ordnungsgemäß durchgeführt hat.

(6) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aufgrund einer vom Anbieter übernommenen Garantie bleibt von den vorstehenden Regelungen unberührt.

(7) Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen und Mitarbeiter des Anbieters.

§ 13 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der vertraglich geschuldeten Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (nachfolgend „AVV") ab. Die AVV ist Bestandteil des Vertrages und wird dem Kunden vom Anbieter zur Verfügung gestellt.

(3) Der Anbieter stellt sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der SaaS-Leistungen grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt. Soweit Unterauftragnehmer eingesetzt werden, stellt der Anbieter sicher, dass die Datenverarbeitung ebenfalls innerhalb des EWR stattfindet. Soweit dies aus technischen oder betrieblichen Gründen nicht möglich ist, ist eine Verarbeitung in einem Drittland zulässig, sofern ein angemessenes Datenschutzniveau durch geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO gewährleistet ist. Eine aktuelle Liste der Unterauftragnehmer wird dem Kunden auf Anfrage oder im Rahmen der AVV zur Verfügung gestellt.

(4) Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten gemäß Art. 32 DSGVO. Dazu zählen insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS), Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen.

§ 14 Geheimhaltung

(1) Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nur für die Durchführung des Vertrages zu verwenden.

(2) Als vertrauliche Informationen gelten alle Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder nach den Umständen als vertraulich anzusehen sind. Dazu zählen insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Daten, Kundendaten und Vertragsinhalte.

(3) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die:

• a) zum Zeitpunkt der Mitteilung bereits öffentlich bekannt waren oder danach ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden,
• b) der empfangenden Partei bereits vor Erhalt nachweislich bekannt waren,
• c) der empfangenden Partei von einem berechtigten Dritten ohne Geheimhaltungsverpflichtung mitgeteilt werden,
• d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offengelegt werden müssen.

(4) Die Geheimhaltungspflicht besteht für die Dauer des Vertragsverhältnisses und für einen Zeitraum von drei (3) Jahren nach dessen Beendigung.

§ 15 Nutzung Künstlicher Intelligenz

(1) Der Anbieter stellt innerhalb seiner Softwareprodukte Funktionen bereit, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren, insbesondere zur automatisierten Analyse, Klassifikation, Extraktion von Daten und Inhalten sowie zur Chat-basierten Interaktion mit Dokumenten (nachfolgend „KI-Funktionen").

(2) KI-Funktionen werden in der jeweiligen Leistungsbeschreibung gesondert ausgewiesen. Für die Bereitstellung von KI-Funktionen setzt der Anbieter derzeit insbesondere die KI-Modelle von Anthropic (Claude) ein. Der Anbieter behält sich vor, ergänzend oder alternativ andere KI-Anbieter einzusetzen, sofern ein gleichwertiges Datenschutzniveau gewährleistet ist. Der Anbieter wird den Kunden über einen Wechsel des KI-Anbieters mit einer Frist von mindestens vier (4) Wochen vorab in Textform informieren. Die Nutzung von KI-Funktionen kann die Verarbeitung von Kundendaten durch diese Drittanbieter erfordern.

(3) Der Anbieter stellt sicher, dass die Verarbeitung von Kundendaten im Rahmen von KI-Funktionen grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt. Soweit dies aus technischen oder betrieblichen Gründen nicht möglich ist, ist eine Verarbeitung in einem Drittland zulässig, sofern ein angemessenes Datenschutzniveau durch geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO gewährleistet ist. Daten werden ausschließlich zustandslos (stateless) verarbeitet und nach Abschluss der jeweiligen Anfrage nicht beim KI-Anbieter gespeichert.

(4) Der Anbieter weist darauf hin, dass Ergebnisse von KI-Funktionen automatisiert erzeugt werden und fehlerhaft oder unvollständig sein können. KI-generierte Ergebnisse stellen keine rechtliche, fachliche oder sonstige Beratung dar. Der Kunde ist für die Überprüfung und Verwendung der Ergebnisse eigenverantwortlich.

(5) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-generierten Ergebnisse für einen bestimmten Zweck. Die Haftung des Anbieters für KI-generierte Ergebnisse richtet sich nach § 12 dieser AGB.

(6) Kundendaten, die zur Verarbeitung durch KI-Funktionen übermittelt werden, werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Anbieter ist berechtigt, anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten (z. B. Häufigkeit der Nutzung bestimmter KI-Funktionen, Antwortzeiten) zur Verbesserung und Weiterentwicklung seiner Produkte zu verwenden, sofern ein Rückschluss auf den Kunden oder einzelne Personen ausgeschlossen ist.

(7) Sollte die Bereitstellung von KI-Funktionen aus Gründen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (z. B. Einstellung des Dienstes durch den KI-Anbieter), dauerhaft nicht mehr möglich sein, gilt § 2 Abs. 5 Satz 3 und 4 entsprechend.

§ 16 Referenznennung

(1) Der Anbieter darf den Kunden als Referenzkunden nennen (Firmenname und Art der eingesetzten Lösung), sofern der Kunde dem im Einzelvertrag oder gesondert zugestimmt hat. Dies gilt sowohl für SaaS-Leistungen als auch für Dienstleistungen gemäß Teil B.

(2) Die Verwendung des Firmenlogos des Kunden bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Kunden.

(3) Der Kunde kann eine erteilte Zustimmung zur Referenznennung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widerrufen. In diesem Fall wird der Anbieter die Nennung innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Zugang des Widerrufs entfernen.

§ 17 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand (Dienstleistungen)

(1) Die Bestimmungen dieses Teils B gelten ergänzend zu den §§ 1 und 2 (Allgemeiner Teil), §§ 12, 13, 14, 15 und 16 (Teil A) sowie §§ 23, 24 und 25 (Teil C) für alle vom Anbieter erbrachten Dienstleistungen, insbesondere Beratung, Customizing, Konfiguration, Schulung, Projektleitung und Implementierungsunterstützung (nachfolgend „Dienstleistungen").

(2) Art und Umfang der Dienstleistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, dem Einzelvertrag oder der Auftragsbestätigung.

(3) Der Anbieter erbringt Dienstleistungen nach dem Grundsatz der Dienstleistung im Sinne der §§ 611 ff. BGB, sofern nicht ausdrücklich ein Werkvertrag gemäß §§ 631 ff. BGB vereinbart wird. Soweit ein Werkerfolg geschuldet ist, gelten ergänzend die werkvertraglichen Regelungen des BGB.

§ 18 Leistungserbringung (Dienstleistungen)

(1) Der Anbieter erbringt Dienstleistungen grundsätzlich remote. Vor-Ort-Einsätze erfolgen nur nach gesonderter Vereinbarung.

(2) Termine und Fristen sind, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich vereinbart, unverbindliche Zielangaben. Der Anbieter wird den Kunden unverzüglich informieren, wenn absehbar ist, dass ein vereinbarter Termin nicht eingehalten werden kann.

(3) Der Anbieter setzt zur Leistungserbringung qualifiziertes Personal ein. Der Anbieter ist berechtigt, Leistungen durch geeignete Unterauftragnehmer erbringen zu lassen, bleibt jedoch gegenüber dem Kunden für die ordnungsgemäße Leistungserbringung verantwortlich.

(4) Der Kunde wirkt bei der Erbringung der Dienstleistungen im erforderlichen Umfang mit. Insbesondere wird er die erforderlichen Informationen, Dokumente und Zugänge rechtzeitig bereitstellen und Ansprechpartner mit Entscheidungskompetenz benennen. Verzögerungen, die auf fehlende oder verspätete Mitwirkung des Kunden zurückzuführen sind, gehen nicht zulasten des Anbieters.

§ 19 Änderungsverfahren (Change Control)

(1) Ergibt sich während der Durchführung eines Dienstleistungsauftrags die Notwendigkeit, den vereinbarten Leistungsumfang zu ändern oder zu erweitern (nachfolgend „Change Request"), ist jede Partei berechtigt, einen Change Request in Textform anzuzeigen.

(2) Der Anbieter wird nach Eingang eines Change Requests innerhalb einer angemessenen Frist eine Einschätzung der Auswirkungen auf Umfang, Zeitplan und Vergütung erstellen und dem Kunden in Textform mitteilen (nachfolgend „Change-Bewertung"). Die Change-Bewertung umfasst insbesondere:

• a) eine Beschreibung der gewünschten Änderung,
• b) den voraussichtlichen Mehraufwand (in Stunden oder als Pauschale),
• c) etwaige Auswirkungen auf vereinbarte Termine und Meilensteine.

(3) Die Umsetzung eines Change Requests erfolgt erst nach schriftlicher oder textförmlicher Freigabe durch den Kunden. Bis zur Freigabe wird der Auftrag zu den bestehenden Konditionen fortgeführt, soweit dies möglich und sinnvoll ist.

(4) Sofern der Kunde den Change Request nicht freigibt, wird der Auftrag im ursprünglich vereinbarten Umfang fortgeführt. Ist die Fortführung ohne die Änderung nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar, werden die Parteien gemeinsam eine Lösung erarbeiten.

(5) Für die Vergütung des Mehraufwands gelten die im Vertrag vereinbarten Stunden- oder Tagessätze, sofern im Change Request keine abweichende Vergütung vereinbart wird.

§ 20 Vergütung (Dienstleistungen)

(1) Dienstleistungen werden, sofern nicht pauschal vereinbart, nach tatsächlichem Aufwand auf Basis der im Angebot oder der Preisliste genannten Stunden- oder Tagessätze abgerechnet. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Reisekosten und Spesen werden gesondert berechnet, sofern Vor-Ort-Einsätze vereinbart werden. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand gegen Nachweis.

(3) Die Abrechnung erfolgt monatlich nachträglich auf Basis von Leistungsnachweisen (Stundenzetteln). Rechnungen sind innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(4) Änderungen der Stunden- oder Tagessätze gelten ausschließlich für neue Aufträge. Für laufende Aufträge mit vereinbarten Sätzen bleiben die zum Zeitpunkt der Beauftragung geltenden Konditionen maßgeblich.

(5) Im Übrigen gelten die Bestimmungen des § 8 Abs. 5 und 7 entsprechend.

§ 21 Laufzeit und Kündigung (Dienstleistungen)

(1) Die Laufzeit von Dienstleistungsverträgen ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot oder Einzelvertrag. Sofern keine Laufzeit vereinbart ist, kann der Vertrag von jeder Partei mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Monatsende in Textform gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt.

(3) Im Falle einer Kündigung hat der Kunde die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen zu vergüten. Der Anbieter wird bereits begonnene Arbeiten in einem für den Kunden verwertbaren Zustand übergeben und eine ordnungsgemäße Übergabe sicherstellen.

§ 22 Abnahme (Werkleistungen)

(1) Soweit werkvertragliche Leistungen vereinbart sind, hat der Kunde die Leistung innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Fertigstellungsmeldung des Anbieters zu prüfen und die Abnahme zu erklären. Die Abnahme darf nicht wegen unwesentlicher Mängel verweigert werden.

(2) Erfolgt innerhalb der Prüffrist keine Erklärung des Kunden und benennt der Kunde keine wesentlichen Mängel, gilt die Leistung als abgenommen. Der Anbieter wird den Kunden bei Übergabe der Leistung in Textform auf die Prüffrist und die Rechtsfolge der Abnahmefiktion hinweisen. Der Hinweis kann insbesondere in der Fertigstellungsmeldung enthalten sein.

(3) Gewährleistungsansprüche für werkvertragliche Leistungen verjähren innerhalb von zwölf (12) Monaten ab Abnahme.

§ 23 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist, insbesondere wenn die Änderung keine wesentliche Verschlechterung der Leistungen bewirkt. Eine Änderung ist insbesondere zumutbar bei Anpassungen an gesetzliche Änderungen, Anpassungen aufgrund höchstrichterlicher Rechtsprechung, technischen Änderungen oder organisatorischen Änderungen beim Anbieter.

(2) Der Anbieter wird den Kunden über Änderungen der AGB mindestens sechs (6) Wochen vor deren Inkrafttreten in Textform informieren. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung der Frist und die Folgen des Schweigens hinweisen.

(3) Widerspricht der Kunde den Änderungen fristgerecht, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt. Der Anbieter hat in diesem Fall das Recht, den Vertrag mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit ordentlich zu kündigen.

§ 24 Höhere Gewalt

(1) Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten, soweit die Nichterfüllung oder Verspätung auf Umständen beruht, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen (höhere Gewalt). Hierzu zählen insbesondere Naturkatastrophen, Krieg, Terrorismus, Pandemien, Epidemien, Streiks, behördliche Anordnungen, Ausfall von Telekommunikationsnetzen oder Energieversorgung sowie Cyberangriffe, soweit diese trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen nicht abgewendet werden konnten.

(2) Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über den Eintritt und die voraussichtliche Dauer des Ereignisses höherer Gewalt informieren und alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, die Auswirkungen des Ereignisses zu begrenzen.

(3) Dauert ein Ereignis höherer Gewalt länger als drei (3) Monate an, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von dreißig (30) Tagen außerordentlich zu kündigen.

§ 25 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Dortmund, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Parteien mit der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Regelungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.

(4) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform, soweit in diesen AGB nicht abweichend geregelt (insbesondere §§ 10 Abs. 4, 21 Abs. 1, 23 Abs. 2). Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.

(5) Die Übertragung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag auf Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung der anderen Partei in Textform. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden. Abweichend davon ist der Anbieter berechtigt, Rechte und Pflichten im Rahmen einer Unternehmensumstrukturierung (insbesondere Verschmelzung, Spaltung oder Veräußerung des Geschäftsbetriebs) ohne Zustimmung des Kunden zu übertragen, sofern sichergestellt ist, dass der Erwerber in sämtliche vertraglichen Pflichten eintritt. Der Anbieter wird den Kunden hierüber mindestens vier (4) Wochen vorab in Textform informieren. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von vier (4) Wochen nach Zugang der Mitteilung.